Digitale Ordnung mit einer Wissensliste

Das Internet ist voll mit unendlich vielen Informationen. Und wenn man sich auf die Suche nach einem bestimmten Thema macht, findet man meist auch eine Lösung. Manchmal auf Anhieb, manchmal erst nach einer gewissen Zeit.

Auch auf unseren Computern sammelt sich über die Zeit so etwas wie ein „kleines Internet“ an. Ein umfangreiches Sammelsurium an Informationen, die wir irgendwann vielleicht einmal gebrauchen könnten. Wenn wir dann aber nach einer Datei in unserem Computer suchen, dauert es meist einen kleinen – manchmal auch einen etwas größeren – Moment, bis wir das richtige Dokument gefunden haben. Genau so geht es uns übrigens nicht nur am Computer, sondern auch in unserer Wohnung. Wir wissen, dass wir eine bestimmte Information irgendwo haben, nur leider wissen wir nicht mehr genau wo diese noch einmal liegt. Da geht es dann nicht um Dateien, sondern zum Beispiel um Notizzettel, Gebrauchsanweisungen oder Rechnungen.

Für dieses ständige „Such-Problem“ habe ich meine Lösung schon vor über 10 Jahren gefunden. Dazu nutze ich mein Aufgabensystem sowohl privat für die Organisation in meinem Haushalt, als auch für die Organisation an meinem Arbeitsplatz.

Gerade weil die digitale Welt in den vergangen Jahren so komplex geworden ist, finde ich es umso wichtiger, dass etwas besonders einfach funktioniert. Und genau das tut das Aufgabenprinzip!

Nun habe ich vor ein paar Wochen mit einem sehr, sehr großen Projekt begonnen. Und weil das wirklich so umfangreich war, dachte ich mir, ich verwende jetzt ein ganz besonderes Tool, in das ich alle meine gesammelten Informationen rund um das neue Thema eintragen kann. Für ein umfangreiches Projekt braucht man doch auch ein mindestens genauso umfangreiches Programm, oder? Soweit so gut.

So habe ich mich gleich an die Arbeit gemacht und einige für mich sinnvolle Kategorien angelegt, habe verschiedene Unterkategorien hinzugefügt und jeder Kategorie eine passende Farbe zugeordnet.

Dann habe ich angefangen, all das gesammelte Wissen nach und nach in die verschiedenen Kategorien einzusortieren. Fast jedes Mal, wenn ich eine neue Information schnell abspeichern wollte, musste ich zuerst kurz überlegen, in welche Kategorie diese Information am besten passt. Dieses darüber Nachdenken hat mich jedes Mal in meinem Arbeitsablauf unterbrochen. Damit es einfach wird, habe ich nach ein paar Tagen die neue Kategorie „Eingang“ angelegt und dort alles kreuz und quer abgespeichert. Mit dem Plan, dies in einer ruhigen Minute in die richtigen Kategorien zu sortieren.

Tatsächlich habe ich mich von Zeit zu Zeit dann auch damit beschäftigt und schnell festgestellt, dass die eingerichteten Kategorien gar nicht so sinnvoll sind und schon wieder Verbesserungen vorgenommen werden müssen.

Wenn ich etwas gesucht habe, hat das meist ziemlich lange gedauert. Insbesondere dann, wenn es Screenshots waren und ich die Suchfunktion nicht verwenden konnte. Dann musste ich wieder die ganzen verschiedenen Kategorien manuell durchblättern. Währenddessen war ich erstaunt, was ich so alles wieder entdeckt habe, von dem ich schon gar nicht mehr wusste, dass ich es überhaupt abgespeichert hatte.

Gleichzeitig bin ich aber auch auf viele Dinge gestoßen, die sich mittlerweile schon erledigt hatten und direkt gelöscht werden konnten.

Jetzt waren die abgespeicherten Informationen ja noch relativ neu. Was wäre denn, wenn ich über Jahre eine so große Anzahl an Informationen ansammle und gar nicht mehr weiß, was ich alles habe. Und viele Informationen vielleicht schon veraltet sind und damit völlig unnötig abgespeichert sind.

Als ich Mal wieder einer Kundin von meinem einfachen Aufgabenprinzip vorgeschwärmt habe, fiel es mir wie Schuppen von den Augen. Warum habe ich mein Projekt eigentlich nicht – wie schon viele Jahre zuvor – mit diesem einfachen Prinzip verwaltet? Ich hätte es doch eigentlich wissen müssen!

Warum ich nicht daran gedacht habe?

Wahrscheinlich weil ich dachte, das man für komplexe Projekte ein komplexes Programm benötigt. Direkt nach meinem Kundentermin habe ich mich hingesetzt und das gesammelte Wissen, aus den unendlich vielen verschiedenen Kategorien, in mein ganz einfaches System übertragen.

Und seit diesem Moment bin ich total glücklich damit. Ich finde auf anhieb die Informationen, die ich brauche. Und wenn ich nicht danach suche, werden sie mir trotzdem regelmäßig wieder angezeigt.