Papierunterlagen: Mehr als nur Dokumente
Teil 2 von 4: Das ist der zweite Teil zu meiner vierteiligen Serie zum Unterschied von Gegenständen, Papierunterlagen, Digitalem und Aufgaben.
Hast du gewusst, dass Papierunterlagen der Schwerpunkt meiner Arbeit sind? Sowohl ich beruflichen und privaten Bereich bin ich die, die die Brücke zwischen den Papierunterlagen und der digitalen Welt baut.
Es geht mir dabei nicht darum, die Brücke weg von Papier und hin zur digitalen Welt zu bauen, sondern beides sinnvoll miteinander zu verbinden.
Inhaltsverzeichnis
Was Papierunterlagen sind und was nicht
Bestimmt denkst du bei Papierunterlagen an Dokumente, die nach der Bearbeitung Klassischerweise in Ordnern abgelegt werden. Papierunterlagen sind viel mehr als das.
Wenn ich an Papierunterlagen denke, dann zähle ich nicht nur die Dokumente dazu, sondern wirklich alles aus Papier. Na ja, fast zumindest. Im ersten Teil, in dem es um Gegenstände ging, habe ich ja schon geschrieben, dass unbenutzte Notizbücher, Collegeblöcke und Post-it zu Gegenständen zählen. Ebenso wie Bücher, auch wenn diese aus Papier sind. Demzufolge zähle ich auch Zeitschriften und Kataloge eher zu Büchern und somit zu Gegenständen.
Und was ist dann Papier? Auf jeden Fall die klassischen Dokumente, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Die Papierunterlagen, die nur vorübergehend relevant sind und nach der Bearbeitung entsorgt werde können. Es sind die vielen eigenen Notizen, die auf Blättern, in Blöcken oder auf Post-it geschrieben sind. Papierunterlagen sind auch Flyer und Visitenkarten, die du zu einem bestimmten Thema bekommen hast. Gebrauchsanweisungen kannst du ebenfalls dazu zählen.
Papierunterlagen gibt es übrigens nicht nur im Arbeitszimmer. Sie verteilen sich wie von Zauberhand auch in andere Räume. Im Gang im Eingangsbereich, wo vielleicht die Post geöffnet wird. In der Küche, wo teilweise auch aktuelle Vorgänge bearbeitet werden. Bestimmt gibt es auch Rezepte in Papierform. Auch im Kinderzimmer gibt es Papierunterlagen - ganz unabhängig von den klassischen Dokumenten. Sei es Schulsachen oder gebasteltes.
Du siehst, Papierunterlagen sind weit mehr als "nur" Dokumente.
Besonderheiten bei Papierunterlagen
Papierunterlagen sind sehr dünn. Das bedeutet, dass die Fortschritte beim Aussortieren oder Ordnen nicht so schnell sichtbar sind. Was manchmal ganz schön frustrierend sein kann.
Stell dir vor, du schaust deinen Kleiderschrank durch und sortierst fünf Kleidungsstücke aus. Sagen wir: Zwei T-Shirts, ein paar Socken, eine Jeanshose und einen Wollpullover.
Obwohl du nur fünf Kleidungsstücke aussortiert hast, du doch entsprechend viel Platz geschaffen, oder?
Stell dir nun vor, du sitzt an deinem Schreibtisch und möchtest einen Stapel Papierunterlagen durchschauen. Du nimmst die ersten fünf Unterlagen in die Hand. Sagen wir: Ein Flyer, zwei Visitenkarten, einen (abgelaufenen) Gutschein, eine alte ToDo-Liste und ein Anschreiben, welches du nicht mehr brauchst.
In dem Fall hast du sogar sechs Blätter aussortiert. Siehst du einen Unterschied auf deinem Schreibtisch? Wahrscheinlich noch nicht.
Trotzdem hast du den gleichen Arbeitsschritt gemacht. Den Gegenstand oder das Blatt in die Hand genommen, geschaut was es ist, kurz überlegt und eine Entscheidung getroffen.
Mache dir also bewusst, was du bereits geschafft hast, auch wenn du den Fortschritt nicht direkt siehst.
Papierunterlagen entsorgen
Das Besondere an Papier ist, dass das Entsorgen im Vergleich zu den Gegenständen viel leichter geht. Zumindest dann, wenn eine Entscheidung getroffen wurde.
Papier kann ganz einfach über den Papiermüll entsorgt werden. Im Gegensatz zu Gegenstände gibt es keine Mülltrennung und das Verkaufen entfällt auch.
Wie Papierunterlagen aufbewahrt werden
Ähnlich wie bei Gegenständen werden die Papierunterlagen auch meist in Schränken aufbewahrt. Allerdings braucht es für Papierunterlagen noch Büromaterial. Kisten eigenen sich nur bedingt für die Aufbewahrung von Papierunterlagen.
Klassischerweise werden häufig Ordner verwendet. Rund um einen Ordner braucht es weiteres Büromaterial: Rückenschilder, Trennblätter und Trennstreifen.
Papierunterlagen auf dem Schreibtisch, mit denen noch etwas bearbeitet werden muss, können in Ablagekörben oder Mappen mit mehreren Fächern aufbewahrt werden.
Ich empfehle in dem Zusammenhang auch sehr gerne die MAPPEI-Methode. Damit lassen sich Papierunterlagen einfach, zeit- und platzsparend ordnen und organisieren. Jedes Blatt Papier hat von Anfang an einen klaren und eindeutigen Platz. Statt Stapel stehen die Unterlagen in Mappen in einer Box. Wenn du mehr dazu erfahren möchtest, kannst du hier nachlesen.
Weitere Informationen
In meinem Podcast einfach ordentlich - einfach organisiert geht es in der Folge 28 um den Unterschied zwischen Gegenständen und Papierunterlagen.
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