Papierunterlagen zeit- und platzsparend ordnen und organisieren
Wünschst du dir auch, dass du für jedes Blatt Papier einen eindeutigen Platz hast? Dass du nicht nur weißt, wo etwas ist, wenn du etwas brauchst, sondern auch, wohin etwas gehört, wenn du es wegräumen möchtest? Statt ein Blatt an einen beliebigen Platz zu legen und zu hoffen, dass du es wiederfindest, ist dir klar, wo der passende Platz für das Blatt Papier ist.
Inhaltsverzeichnis
Die MAPPEI-Methode
Die MAPPEI-Methode ist eine zeit- und platzsparende Art, ALLE Papierunterlagen zu ordnen und zu organisieren.
Das Wort ALLE habe ich hier extra groß geschrieben, weil wirklich viele Papierunterlagen in Mappen geordnet und organisiert werden können. Es geht gar nicht „nur“ um die klassischen Dokumente, die nach der Bearbeitung in Ordner abgelegt werden, sondern theoretisch um alle Papierunterlagen. Dieser Gedanke macht es einfacher, wenn du überlegst, für was du alles die Mappen verwenden kannst. Schließe lieber das ein oder andere aus, was bereits einen anderen sinnvollen Platz hat, satt nur das auszuwählen, was auf den ersten Blick in die Mappen passt.
Ich habe beispielsweise sogar mein Bastelpapier, meine Briefmarken und mein Schmierpapier in Mappen aufbewahrt.
Der Kern der MAPPEI-Methode
Der Kern der Methode ist, dass du jedes Blatt Papier zeit- und platzsparend mit Mappen ordnen und organisieren kannst.
Lass uns den Satz einmal genauer anschauen.
JEDES Blatt: Tatsächlich sind die Mappen für jedes Blatt Papier geeignet. Und eben nicht nur für die Blätter, die nach der Bearbeitung klassischerweise in einem Ordner abgelegt werden.
Zeitsparend: Bei den Mappen handelt es sich um eine Loseblattsammlung. Die Papierunterlagen müssen demnach nicht gelocht werden, sondern können einfach in eine Mappe reinfallen gelassen werden. Keine Sorge, bei Bedarf können auch Mappen zum Abheften verwendet werden. Das ist allerdings eher die Ausnahme.
Es spart jedoch nicht nur die Zeit für das Lochen, sondern auch die Zeit für die Ablage an sich entfällt, da jedes Blatt nach dem Eingang oder der Bearbeitung einen Platz hat.
Zeitsparend und nervensparend ist auch, dass kein Blatt mehr in Stapel gesucht werden muss, sondern wirklich leicht in einer Mappe zu finden ist.
Platzsparend: Die größte Platzersparnis ist, dass es kaum freie Zwischenräume gibt. Also keine nur halb vollen Ordner im Schrank oder fast leere Ablagekörbe auf dem Schreibtisch.
Da die Mappen in den Boxen stehen, braucht es verhältnismäßig weniger Platz, weil die Höhe viel besser genutzt werden kann.
Spannend finde ich auch, dass die Höhe in einem Schrank viel besser genutzt werden kann, weil die Papierunterlagen quer im Schrank stehen und nicht wie in einem Ordner im Hochformat. Schau mal, ob in deinem Büroschrank vor den Ordnern noch wenige Zentimeter Platz sind. Das sind die Zentimeter, die die Box länger sind als ein Ordner.
Ordnen und organisieren: Wenn wir von Papierunterlagen in Ordnern sprechen, geht es meist um das Ordnen von vorerst abgeschlossenen Vorgängen. Also den Vorgängen, die bereits soweit fertig bearbeitet sind und auf die nur noch nach Bedarf zugegriffen werden muss. Beispielsweise ein Versicherungsvertrag, der nur gebraucht wird, wenn es einen Versicherungsschaden zu melden gibt.
Die Papierunterlagen, die organisiert werden müssen – also mit denen aktiv noch etwas gemacht werden muss – haben oft gar keinen so richtigen Platz. Sie liegen an verschiedenen Stellen verteilt und sehen auch noch unterschiedlich aus. Manches liegt lose auf dem Schreibtisch, anderes in Klarsichthüllen, manches ist in Schnellheftern oder anderen individuellen (Werbe)mappen abgelegt. Beim Zugriff spielt also immer auch das Aussehen eine Rolle.
Die MAPPEI-Methode eignet sich also perfekt für das Organisieren von offenen Vorgängen. Insbesondere auch dann, wenn du bereits vieles digital aufbewahrst. Denn bei den offenen Vorgängen braucht es meist nur einen vorübergehenden Platz.
Merkmale der MAPPEI-Methode
Ein wichtiges Merkmal ist, dass die Aufteilung in Mappen eher kleinteilig erfolgt. Es gibt also nicht für jedes Thema eine Mappe, sondern für jedes Unterthema eine Mappe.
Wenn du eine Veranstaltung planst, lass uns der Einfachheit halber eine Hochzeit nehmen, hast du nicht eine Mappe "Hochzeit", sondern viele verschiedene Mappen.
Die Entscheidung, wieviel und welche Mappen du anlegst, hängt vom Zugriff ab. Sicher kannst du dir vorstellen, dass du bei der Planung niemals auf die Mappe Hochzeit zugreifen wirst, sondern immer genau weißt, welches Unterthema gerade relevant ist.
Kümmerst du dich beispielsweise gerade um den Fotografen, brauchst du diese Mappe. Geht es um das Menü eine andere Mappe oder um die Sitzordnung wieder eine andere Mappe.
Die Kunst ist es also, ein Thema in sinnvolle Unterthemen aufzuteilen. Zu wenig Mappen sind nicht sinnvoll, weil du dann innerhalb einer Mappe erst einmal schauen musst, was du gerade brauchst. Zu viele Mappen sind aber auch nicht sinnvoll, weil du für einen Arbeitsschritt möglicherweise zu viele Mappen brauchst.
Genau diese Aufteilung in die Mappen ist meine Kernkompetenz. Wenn du dir hierbei Unterstützung wünschst, freue ich mich, wenn du dich bei mir meldest.
Video zur MAPPEI-Methode
Falls du mehr über die MAPPEI-Methode erfahren möchtest, kann ich dir ein Video empfehlen, in dem ich dir ein Teil der Produkte und die Anwendung zeige.