Mach deinen Kopf frei
An der Stelle möchte ich dir von meiner Kopf-Frei-Liste vorschwärmen. Ich verwende sie bereits seit vielen Jahren und liebe sie. Sie hilft mir meinen privaten und beruflichen Alltag viel leichter zu organisieren.
Das Gefühl, ich könnte etwas Wichtiges übersehen, kenn ich gar nicht mehr. Ich kann mich aber noch gut daran erinnern, wie das früher war, als ich mir noch alles merken wollte.
Irgendwann wurde das einfach zu viel. Ich hatte häufig beim Einschlafen das Gefühl, ich habe etwas vergessen. Das Gefühl, wenn es mir eingefallen ist, war nicht so schön. Ständig darüber nachzudenken, nichts zu vergessen, fühlt sich ziemlich stressig an.
Ich kenne es heute noch, dass es Momente gibt, in denen es gleichzeitig unglaublich viel zu tun gibt. Je hektischer ich werde, desto wichtiger ist, dass ich mir Zeit für meine Kopf-Frei-Liste nehme und alles aufschreibe, was ich noch alles erledigen möchte oder an was ich denken möchte. Spannend ist, dass es, einmal aufgeschrieben, gar nicht mehr so vieles ist, was unbedingt zeitnah gemacht werden muss. Wenn ich die Punkte klar vor mir sehe, kann ich viel leichter Prioritäten setzen.
Ich habe den den Überblick und genieße das gute Gefühl, nichts Wichtiges zu übersehen. Ich kann den Fokus auf eine Aufgabe legen, alles andere auf meiner Kopf-Frei-Liste "zwischenparken" und später nochmal durchlesen.
Inhaltsverzeichnis
Unterschied zur ToDo-Liste
Früher habe ich tatsächlich ToDo-Liste dazu gesagt, was viele mit etwas Negativem verbinden. Wie geht es dir mit dem Begriff ToDo-Liste?
Ich verstehe unter der ToDo-Liste eine Liste mit relativ umfangreichen Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt werden „müssen“. Meist ist es das Ziel, dass die Punkte auf der ToDo-Liste in einem bestimmten Zeitraum alle erledigt sind. Beispielsweise an einem Tag oder an einem Wochenende. Erfahrungsgemäß dauert vieles aber länger als gedacht oder gehofft. Und wird schnell sichtbar, dass die Zeit gar nicht reicht, was ziemlich frustrierend ist.
Weil im Alltag wenig Zeit ist, wandert das Blatt mit den restlichen offenen Punkten auf einen Stapel und wird erst einmal nicht mehr berücksichtigt. Mit der Zeit wandert es in dem Stapel von oben nach unten und wird bei der nächsten Aufräumaktion wieder entdeckt. Manches hat sich vielleicht erledigt, anders ist weiterhin offen, weil du an die ein oder andere Aufgabe gar nicht mehr gedacht hast.
Neben einer (oder mehrerer) ToDo-Liste(n) hast du vielleicht auch verschiedene Zettel und Post-it, die an unterschiedlichen Stellen liegen. Hier ist die Frage, ob du den passenden Zettel - mit teilweise wichtigen Notizen darauf - immer genau im passenden Moment wieder siehst oder findest oder ob du bei einer Aufräumaktion nicht doch überrascht bist, was du dir schon mal alles aufgeschrieben hast.
Im Gegensatz zur ToDo-Liste ist die Kopf-Frei-Liste nicht zeitlich begrenzt. Du kannst sie dauerhaft nutzen. Deshalb muss die Kopf-Frei-Liste auch niemals leer werden, denn auf ihr stehen nicht nur Punkte, die gemacht werden „müssen“, sondern auch schöne Dinge, die im Alltag gerne untergehen, wenn du sie dir nicht bewusst machst.
Und im Gegensatz zu den Zetteln und Post-it hast du einen einzigen Platz, an dem die Informationen stehen. Statt einer Zettelwirtschaft hast du einen zentralen Platz um etwas aufzuschreiben, aber auch um nachzuschauen, was es gerade noch zu berücksichtigen gibt.
Wenn ich hier von Punkten schreibe, meine ich damit alles Neue, was du dir gerne aufschreiben möchtest.
Das können kleine klassische ToDos sein, die du zeitnah erledigen kannst. Das können größere Aufgaben oder Projekte sein, die du demnächst angehen möchtest. Das können wichtige Informationen sein, die du später an ihren passenden Platz übertragen möchtest. Und das können Gedanken und Ideen sein, die du einfach nur kurz festhalten möchtest.
Ganz einfach, schnell und unkompliziert von Hand. Einfach in Stichpunkten untereinander. Ohne Nachzudenken, ob und wohin du etwas schreiben sollst. Ohne Bewertung, ob der Punkt nun sinnvoll ist oder nicht. Den Punkt kannst du bei Bedarf später auch einfach wieder streichen, wenn er doch nicht relevant ist.
Was eine Kopf-Frei-Liste ist
In den meisten Fällen wird für die Kopf-Frei-Liste ein Notizbuch oder Notizheft verwendet. Falls dir der Begriff Liste nicht gefällt, kannst du gerne auch Kopf-Frei-Buch dazu sagen. Ich habe mich für den Begriff Liste entschieden, weil die Punkte in Listenform und in Stichpunkten untereinander geschrieben werden.
Früher war ich übrigens der Meinung, dass diese Informationen, die du bis hierher gelesen hast schon ausgereicht haben, damit du von jetzt an gut organisiert ist.
Im Kern stimmt es: Du brauchst einen zentralen Platz, an dem du dir alles Neue notieren kannst, damit dein Kopf frei ist und du dich auf deine eigentliche Aufgabe konzentrieren kannst und dir nicht alles merken musst. Die Punkte schreibst du dir untereinander in Stichpunkten in ein Notizbuch.
Wenn ich das so nach einem langen und intensiven Aufräumtag gesagt habe, weiß ich mittlerweile, dass meine Kunden damit nicht wirklich etwas anfangen konnten. Gut gemeinte Tipps reichen hier einfach nicht aus. Es braucht viel mehr als diese kurze Info. Zur Kopf-Frei-Liste gehört noch so, so viel mehr. Bisher habe ich ja nur erzählt, wohin etwas geschrieben werden kann, aber nicht wie genau etwas aufgeschrieben werden kann und vor allem nicht, wie die Punkte nach und nach auch wieder durchgestrichen werden können.
Deshalb habe ich einen Online-Kurs zur Kopf-Frei-Liste erstellt, in dem ich ausführlich all meine Erfahrungen und Informationen rund um die Kopf-Frei-Liste teile. Mehr dazu später.
Was die Kopf-Frei-Liste mit Ordnung zu tun hat
Vielleicht fragst du dich, was die Kopf-Frei-Liste mit Ordnung zu tun hat, wenn es doch eher um die Organisation von Aufgaben geben. In meinen Augen hat das ganz viel mir Ordnung schaffen zu tun.
Die Kopf-Frei-Liste ist eine wichtige Basis für eine nachhaltige Ordnung. Nicht nur Gegenstände oder Papierunterlagen brauchen einen Platz, sondern auch offene Aufgaben. Die Kopf-Frei-Liste ist der zweite Schritt in meinem Roten Faden und deshalb schon lange ein wichtiger Teil meiner Arbeit.
Neben den klassischen Aufgaben, die im Alltag ständig anfallen, gibt es beim Ordnung schaffen viele Punkte, die schon lange offen und unerledigt sind.
Wenn ich gemeinsam mit meinen Kundinnen Ordnung schaffe, konzentrieren wir uns voll und ganz auf die Ordnung. Alle anderen Aufgaben dürfen wir für den Moment ausblenden. Das Besondere ist, dass wir so viele mögliche Aufgaben sehen. Ich erlebe es in der Zusammenarbeit ganz häufig, dass meine Kunden sagen, dass sie dieses oder jenes noch erledigen möchten - etwas kündigen, irgendwo anrufen, jemand etwas fragen, eine Entscheidung treffen, etwas wegbringen oder etwas reparieren wollen.
Was aber, wenn diese nicht aufgeschrieben werden? Auch das Aufschreiben ist beim Ordnung schaffen unglaublich wertvoll. Das bringt nochmal viel mehr Klarheit. Dabei geht es nicht nur um die Kopf-Frei-Liste, sondern auch um die Beschriftung von vorläufigen Haufen oder finalen Plätzen.
Mir fällt es immer schwer, wenn wir über den Tag verteilt so viele offene Punkte ansprechen, aber keinen Platz haben, diese aufzuschreiben. Ich weiß oft, ob etwas zeitnah erledigt wird oder noch lange unerledigt bleibt. Das hat etwas damit zu tun, wie wichtig oder wie sichtbar etwas ist. Wenn es um die Steuererklärung geht, wird die Aufgabe sicher gemacht. Wenn es darum geht, die Kleidung aus dem Eingangsbereich in den Altkleidercontainer zu fahren, wird das sicher auch gemacht.
Aber was ist mit dem Regalboden der verdächtig wackelt, weil noch ein Bodenträger (den Begriff musste ich extra googeln, weil ich nicht wusste, wie die Teile heißen) fehlt oder die Schranktür, die gerne nachgezogen werden möchte, damit sie wieder richtig schließt. An der Stelle könnte ich unendlich viele kleine Aufgaben notieren, die unerledigt sind und bleiben, wenn sie nicht an einem sinnvollen Platz aufgeschrieben werden und regelmäßig gelesen werden. Hier passt der Satz sehr gut: Aus den Augen aus dem Sinn.
Klar kann man jetzt sagen, dass es doch eigentlich egal ist, ob im Keller ein Regalboden wackelt oder eine Schranktür nicht vollständig schließt. Aber es stört ja irgendwie doch. Sonst würden mir meine Kunden das nicht sagen.
Ich finde es jedenfalls cool, wenn es für diese vielen kleinen Aufgaben und Ideen einen Platz gibt und ich weiß, dass es dadurch viel leichter ist, dass etwas erledigt wird. Wenn es diesen Platz gibt und ich weiß, dass die Kopf-Frei-Liste regelmäßig genutzt wird, kann ich durch meine jahrelange Erfahrung sogar direkt sagen, wie etwas am besten auf die Kopf-Frei-Liste geschrieben wird.
Für mich ist Ordnung schaffen nicht oberflächliches Aufräumen. Beim Ordnung schaffen geht es um eine wirklich stabile Grundordnung, die auch stressige Phasen gut überstehen kann. Lieber einmal richtig, als dauernd nur so halb.
Ich bin überzeugt davon, dass es nicht darum geht, dass für diese Aufgaben keine Zeit ist. Es ist nur einfach nie der passende Moment dafür. Und das kann sich mit der Verwendung der Kopf-Frei-Liste ändern.
Zusammengefasst kann man sagen, dass die Kopf-Frei-Liste der Platz für die vielen kleinen sogenannten Restarbeiten ist, die nach dem Ordnung schaffen noch offen sind.
Vergleich mit einem Hausaufgabenheft
Mir kam der Gedanke mit dem Hausaufgabenheft gerade, weil es in der Zusammenarbeit mit meinen Kunden natürlich schon eine Art Hausaufgaben sind. Denn die Punkte, die wir notieren, setzten meine Kunden unabhängig von einem Termin mit mir um. Von einem weiteren Vorteil der Kopf-Frei-Liste in der Zusammenarbeit erzähle ich dir gleich.
Das schöne an der Kopf-Frei-Liste im Vergleich zum Hausaufgabenheft ist, dass du frei entscheiden kannst, ob und wann du eine Aufgabe erledigst. Denn nicht alles, was auf deiner Kopf-Frei-Liste steht, muss nämlich erledigt werden. Viele Dinge können auch unerledigt gestrichen werden, weil du sie bewusst loslassen kannst.
Wieviel Struktur und wieviel Kreativität
Vielleicht wünschst du dir auf der einen Seite mehr Struktur, wehrst dich innerlich aber auch dagegen, weil du der Meinung bist, dass sich Struktur und Kreativität ausschließen. Ich finde, dass sich beides ganz wunderbar ergänzt. Und auch das lässt sich in der Kopf-Frei-Liste miteinander vereinen. Es gibt nicht die eine richtige Kopf-Frei-Liste, sondern du kannst sie so flexibel für dich verwenden, wie es für dich passt. Weil du die Kopf-Frei-Liste mit einem positivsten Gefühl verbinden darfst, kannst du sie sogar kreativ gestalten.
Unabhängig davon bin ich überzeugt davon dass du viel kreativer sein kannst, wenn die unliebsamen Aufgaben möglichst leicht und zeitsparend erledigt werden können. Und nochmal: Auf der Kopf-Frei-Liste stehen auch schöne und vielleicht kreative Aufgaben, für die du dann mehr Zeit und vor allem Ruhe hast.
Vielleicht hast du auch Sorge, die unendlich vielen Punkte überhaupt erst einmal aufzuschreiben. Aber auch da kann dir die Kopf-Frei-Liste helfen. Sie macht dir die Menge an offenen Punkten bewusst und hilft dir so, die Prioritäten zu setzen.
Nicht alles, was wir gerne erledigt hätten, tut uns auch wirklich gut. Der Tag hat nur 24 Stunden und deshalb geht es um eine alltagstaugliche Ordnung und Organisation und nicht um ein übertrieben perfekt ordentliches Zuhause. Zur Kopf-Frei-Liste gehört auch das bewusst machen und reduzieren.
Nur weil ich eine Kopf-Frei-Liste habe, heißt das nicht automatisch, dass ich immer alles zuerst aufschreibe und nur die Dinge erledige, die auf meiner Kopf-Frei-Liste stehen. Ich verwende meine Kopf-Frei-Liste ganz unterschiedlich häufig. Wenn ich in ruhigen Phasen viele Aufgaben direkt erledigen, brauche ich mir natürlich nichts aufschreiben. Wenn ich hingegen jede Menge zu tun habe und gefühlt ganz viel parallel erledigt werden will, schreibe ich mir viele Punkte als Gedankenstütze in meiner Kopf-Frei-Liste.
Beispiele für die Kopf-Frei-Liste
Jetzt möchte ich noch ein paar konkrete Beispiele mit dir Teilen, damit du dir besser vorstellen kannst, in welchen Situationen dir eine Kopf-Frei-Liste wie helfen kann.
Beispiel 1 - Telefonat
Du gehst nach einem stressigen Tag ins Bett und kurz vor dem Einschlafen fällt dir ein, dass du unbedingt noch jemand zurückrufen wolltest. Vielleicht wachst du auch nachts auf und dir fällt es ein. Dir wird heiß und du ärgerst dich darüber, weil du es vergessen hast, obwohl du noch den ganzen Vormittag daran gedacht hast. Du liegst wach und suchst nach einer Lösung, kannst in der Situation aber auch nichts mehr ändern. Nach einiger Zeit schläfst du (wieder) ein und hoffst, dass du dich am nächsten Tag daran erinnerst und die Aufgabe erledigen kannst.
Beispiel 2 - Haushalt
Du möchtest Ordnung schaffen, beispielsweise in der Küche. Du hast dort Geschirrtücher, die du schnell zum Waschen in die Waschküche bringst und siehst, dass du besser gleich die Waschmaschine laufen lassen könntest. Wirklich sinnvoll ist es aber erst, wenn du noch die Wäsche aus dem Bad holst. Bevor du die Wäsche runterbringst, räumst du erst noch ein bisschen das Bad auf. Zurück an der Waschmaschine stellst du fest, dass das Waschmittel leer ist, weshalb du zum Vorratsschrank gehst. Auch da siehst du wieder viele kleine Aufgaben, die dort schon länger unerledigt liegen. Gefühlt hast du in deinem gesamten Zuhause verschiedene “Ordnungsbaustellen”, bist den ganzen Tag auf den Beinen und am Rumräumen und hast am Abend doch nicht das Gefühl, viel geschafft zu haben.
Beispiel 3 - Passwort
Du möchtest im Internet Tickets für eine Veranstaltung buchen. Dabei wirst du aufgefordert, ein Kundenkonto zu erstellen und musst dafür ein Passwort vergeben. Damit du dich weiter auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren kannst, schreibst du dir das Passwort einfach nur schnell auf deine Kopf-Frei-Liste. Erst später und ganz in Ruhe, vielleicht sogar erst am nächsten Tag, überträgst du es an den Platz, an dem du all deine Benutzernamen und Passwörter abspeicherst.
Du konntest dich auf eine Sache konzentrieren – nämlich die Buchung der Tickets -, du hast deinen Kopf frei gemacht – in dem du das Passwort schnell auf deine Liste geschrieben hast. Wenn du es für eine weitere Buchung wieder brauchst, weißt du sicher, dass du das Passwort noch hast – und es nicht auf irgendeinem Zettel in irgendeiner Schublade liegt – und kannst ganz einfach wieder verwenden – ohne nach dem erfolglosen Suchen doch wieder ein neues Passwort anfordern und ändern müssen.
Situaiton 4 - Urlaub
Du packst die Koffer für den Urlaub und möchtest pünktlich starten. Gefühlt gibt es noch jede Menge zu tun. Weil du alles aufgeschrieben hast, kannst du viel besser entscheiden, was wirklich wichtig ist, was du gerne erledigt hättest und was vielleicht doch noch bis nach dem Urlaub warten kann.
Weil du alles aufgeschrieben hast, können dir deine Familienmitglieder sogar helfen. Entweder weil du genau sagen kannst, was zu tun ist, oder sie sogar selbst in der Kopf-Frei-Liste nachschauen können. Gemeinsam seid ihr ein Team. Schließlich habt ihr das gleiche Ziel, pünktlich in den Urlaub zu starten.
Welche Beispiele fallen dir spontan ein? Was würdest du jetzt am liebsten auf deine Kopf-Frei-Liste schreiben, weil du etwas nicht direkt erledigen oder an den passenden Platz schreiben kannst? Oder was möchtest du schon lange erledigen, übersiehst es im Alltag aber immer wieder, weil du nicht täglich daran vorbeiläufst?
Mein Online-Kurs zur Kopf-Frei-Liste
Jetzt hast du schon an der ein oder anderen Stelle von meinem Online-Kurs zur Kopf-Frei-Liste gelesen. Ich kann dir den Kurs von Herzen empfehlen, wenn du noch viel mehr über die Kopf-Frei-Liste lernen und erfahren möchtest.
Wenn du genau wissen möchtest, welche Punkte du wie aufschreiben kannst, wann und wie du die Kopf-Frei-Liste durchliest, wie du Entscheidungen treffen kannst und wie du die offenen Punkte umsetzt.
Ich freu mich für dich, wenn du dich für den Kurs entscheidest und dir deinen Alltag mit der Kopf-Frei-Liste erheblich vereinfachen wirst. Damit du den Kopf frei hast für die Dinge, die dir wichtig sind und Freude bringen.
Hier findest du alle Informationen zum Online-Kurs Kopf-Frei-Liste. Du kannst den Kurs direkt buchen und sofort starten.
Der Online-Kurs ist als Selbstlernkurs aufgebaut. In sechs Modulen zeige ich dir in detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Videos, alles rund um die Kopf-Frei-Liste.
Nach dem Online-Kurs hast du deine eigene Kopf-Frei-Liste und bereits erste Aufgaben erfasst. Du weißt, wie du in deinem Alltag weitere Aufgaben erfasst und füllst deine Kopf-Frei-Liste nach und nach. Da du weißt, wie du sie regelmäßig am besten durchliest, hast du über alles einen Überblick und übersiehst nichts Wichtiges. Du weißt, wie du Entscheidungen treffen kannst und die offenen Punkte umsetzen kannst. Um sie im Anschluss mit Freude durchzustreichen.
Der Online-Kurs ist auch dann zu empfehlen, wenn du mich noch nicht kennst. Für kleines Geld bekommst du so einen umfangreichen ersten Eindruck von mir und meiner Arbeit. Und sollten wir später gemeinsam Ordnung schaffen, hast du bereits dein „Hausaufgabenheft“ ;- )
Und solltest du dich von der Menge an Punkten erschlagen oder von der Schwierigkeit der Aufgaben überfordert fühlen, können wir gerne gemeinsam Klarheit in deine Kopf-Frei-Liste bringen. Wenn du nicht weißt, was du vielleicht loslassen kannst, was Priorität hat, wie und wo du am besten anfangen sollst oder wohin du den ein oder anderen Punkt übertragen kannst, kannst du dir dafür ein 1:1 Termin mit mir buchen, damit wir gemeinsam auf deine Kopf-Frei-Liste schauen können.
Es ist ein großer Unterschied, wenn du dir über die einzelnen Punkte bereits bewusst bist, auch wenn du für dich noch keine Lösung gefunden hast. Manchmal braucht es hier einfach einen Blick von außen und ich bin gerne für dich da.
Mit Freude durchstreichen
Das Schönste an der Kopf-Frei-Liste find ich das Durchstreichen der erledigten oder nicht mehr relevanten Punkten. Für mich ist es eine Motivation, die ein oder andere unliebsame Aufgabe doch zu erledigen.
Das Schreiben dieses Blogbeitrags stand nun auch schon längere Zeit auf meiner Kopf-Frei-Liste. Ich habe die Aufgabe regelmäßig gelesen und hatte den Artikel in Gedanken schon immer klarer vor Augen. Jetzt konnte ich den Punkt relativ leicht umsetzen und freue mich gleich darauf, diesen mit Freude von meiner Kopf-Frei-Liste zu streichen.
Natürlich hatte ich beim Schreiben schon wieder neue Ideen, die ich gleicht auf meiner Kopf-Frei-Liste festgehalten habe, damit sie nicht untergehen.