Kopf-Frei-Liste und Wissensliste: Was ist der Unterschied?

Alle Aufgaben zentral an einem Platz zu haben ist das Ziel. Dennoch empfehle ich zwei Listen, die jeweils etwas unterschiedlich sind und dennoch ganz eng zusammengehören: Die Kopf-Frei-Liste und die Wissensliste.

Hier erfährst du, was genau der Unterschied der beiden Listen ist, warum beide zusammen dennoch sinnvoll sind und warum sie so gut zusammenpassen.

Was ist die Kopf-Frei-Liste?

Auch Aufgaben brauchen einen klaren Platz. Die Kopf-Frei-Liste ist der Platz für alles Neue. Unkompliziert kannst du alles Neue in Stichpunkten an einem Platz notieren. Am schnellsten geht das in meinen Augen von Hand, weshalb als Kopf-Frei-Liste ein einfaches Heft verwendet werden kann.

Was ist die Wissensliste?

Die Wissensliste ist der Platz für alle regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben und das wertvolle Wissen dazu. Außerdem ist in der Wissensliste Platz für alle sonstigen Informationen, für die es keinen passenderen Platz gibt. Da wiederkehrende Aufgaben immer wieder relevant werden, macht an der Stelle ein digitales Tool Sinn.

Was ist der Unterschied zwischen der Kopf-Frei-Liste und der Wissensliste?

Neben den Merkmalen, die ich eben aufgezählt habe, gibt es noch einen weiteren Unterschied: Die Kopf-Frei-Liste ist in der Regel kürzer als die Wissensliste. Kann ein Punkt nicht zeitnah bearbeitet werden, kann dieser auch unerledigt in die Wissensliste übertragen und somit auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden.

Auf der Kopf-Frei-Liste stehen hauptsächlich kleine und einmalige Aufgaben. Wohingegen die Aufgaben in der Wissensliste dauerhaft erfasst sind. Eben weil sie sich regelmäßig wiederholen.

Unabhängig vom Ausschreiben wird an manchen Tagen mehr mit der Kopf-Frei-Liste gearbeitet und an anderen Tagen mehr mit der Wissensliste.

Und ja: Beide Listen dürfen gleichbedeutend im Blick behalten werden. Meine Erfahrung ist, dass das im Alltag problemlos möglich ist – und nicht kompliziert. Denn es geht nicht darum, genau zu unterscheiden, welche Aufgabe wo steht.
Sondern darum, wo eine Aufgabe schnell aufgeschrieben werden kann und wo sie dauerhaft abgespeichert ist.

Warum braucht es zwei verschiedene Plätze?

Die zwei unterschiedlichen Plätze braucht es deshalb, weil es im Alltag einen Unterschied macht, wie Dinge aufgeschrieben werden.
Handschriftlich geht vieles schneller und ist in vielen Situationen passender als ein digitales Tool.

Situationen, in denen die Kopf-Frei-Liste besser passt

Wenn ich am Schreibtisch arbeite, liegen meine Kopf-Frei-Liste und ein Stift immer bereit.
Bekomme ich zum Beispiel eine E-Mail mit einer klitzekleinen Aufgabe – etwa, dass in der Telefonliste eine Durchwahl angepasst werden soll – notiere ich mir den Punkt auf der Kopf-Frei-Liste und kann die E-Mail direkt löschen.

Sobald ich die Durchwahl angepasst habe, streiche ich den Punkt wieder von der Kopf-Frei-Liste.
Ein Eintragen in die Wissensliste wäre in diesem Fall viel zu umständlich.

Auch im Austausch mit anderen ist die Kopf-Frei-Liste deutlich praktischer. Zwischendurch kurz etwas aufzuschreiben geht handschriftlich einfacher, als erst das Handy in die Hand zu nehmen, den Code einzugeben, das Tool zu öffnen – und dabei womöglich noch von neuen Nachrichten abgelenkt zu werden.

Ähnlich ist es am Computer. Manchmal lässt sich ein Punkt gar nicht direkt digital erfassen, zum Beispiel weil der Bildschirm gerade geteilt wird.
In all diesen Situationen ist die Kopf-Frei-Liste eindeutig einfacher in der Handhabung.

Situationen, in denen die Wissensliste besser passt

Bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben kommt die Kopf-Frei-Liste hingegen an ihre Grenzen.
Notiere ich mir dort zum Beispiel, dass ich einen Termin für den TÜV vereinbaren möchte, kann ich den Punkt zwar streichen, sobald der Termin gemacht ist. Was aber, wenn ich mich in zwei Jahren automatisch wieder daran erinnern lassen möchte, dass der TÜV erneut fällig ist?
Wo schreibe ich das hin, wenn ich es nicht zwei Jahre auf meiner Kopf-Frei-Liste stehen haben möchte?

Die Antwort ist einfach: In die Wissensliste. Dort kann ich die Aufgabe so datieren, dass ich erst dann wieder daran erinnert werde, wenn es wirklich soweit ist. Außerdem kann ich das Notizfeld nutzen und mir zusätzliche Informationen zum TÜV-Termin festhalten – zum Beispiel Hinweise, worauf ich künftig achten sollte.

Zwei unterschiedliche Plätze, die dennoch zusammengehören

Für mich sind die Kopf-Frei-Liste und die Wissensliste zwei einfache Plätze für Aufgaben. Und weil es eben nur Plätze sind, kannst du dir die beiden Listen gut wie Schränke vorstellen.

Und wenn wir schon bei Schränken sind, lass uns den Gedanken noch etwas weiterdenken: Was wäre, wenn wir die Aufgaben auf den beiden Listen einmal mit Lebensmitteln in Schränken vergleichen?

Vergleich mit einem Lebensmittelschrank

Wir haben in der Küche einen Vorratsschrank. Und nur ein paar Meter weiter, im Esszimmer, ebenfalls einen Vorratsschrank.

Beide Schränke sind ähnlich. In beiden ist Platz für Lebensmittel. Und doch gibt es einen klaren Unterschied.

In der Küche lagern vorwiegend Lebensmittel in bereits geöffneten Packungen: zum Beispiel Mehl, Zucker, Rosinen oder Müsli – jeweils eine Packung.
Im Esszimmerschrank hingegen stehen die geschlossenen Packungen, meist mehrere davon.

Der entscheidende Punkt ist: Beim Einkaufen ist es sinnvoll, beide Schränke im Blick zu haben.

Und auch beim Kochen oder Backen greifen wir auf beide Schränke zu – immer so, wie es gerade am besten passt.
Mal wird zuerst das Mehl aus der Vorratsdose in der Küche leer gemacht und anschließend aus dem Esszimmerschrank nachgefüllt.
Ein anderes Mal ist es sinnvoller, eine neue Packung Rosinen aus dem Esszimmerschrank komplett zu verwenden, statt Rosinen aus zwei angebrochenen Packungen abzuwiegen.

Natürlich gibt es auch Phasen, in denen sich die Ordnung verändert.
Zeitweise lagen zum Beispiel das gesamte Müsli oder alle Süßigkeiten – egal ob offen oder geschlossen – komplett in der Küche. Später dann wieder getrennt: Geöffnetes in der Küche, Geschlossenes im Esszimmer.

Im Alltag ist trotzdem klar, wo was ist – und wo was hingehört. Und wenn etwas nicht im einen Schrank steht, dann eben im anderen. Der Zugriff auf beide Schränke ist jederzeit leicht möglich. Genauso wie die beiden Listen. Auch die sind beide leicht griffbereit.

Aufgaben an einem klaren Platz

Und genauso ist es auch bei den Aufgaben. Entscheidend ist doch nur, dass Aufgaben nicht überall verteilt liegen oder du alle im Kopf behalten müsstest.

Stell dir vor, du hättest keine klaren Plätze für deine Lebensmittel und alle Lebensmittelpackungen würden überall verteilt herumliegen. Das sähe nicht nur unordentlich aus, sondern wäre im Alltag auch deutlich schwieriger. Denn du hättest keinen Überblick darüber, welche Lebensmittel du hast und wie viel davon.

Bei den Aufgaben kommt noch dazu, dass viele Aufgaben eher im Kopf sind und so überhaupt nicht sichtbar. Und genau deshalb ist es hilfreich, einen Platz – oder eben auch zwei Plätze – zu haben, auf denen Aufgaben stehen.

Würde ich die beiden Listen mit den Lebensmittelschränken vergleichen, ist der Schrank in der Küche mit den geöffneten Packungen die Kopf-Frei-Liste. Der Vorratsschrank im Esszimmer entspricht der Wissensliste.

Wann ist ein Start mit der Kopf-Frei-Liste gut?

Wenn du noch keinen festen Platz für deine Aufgaben hast, ist der Start mit der Kopf-Frei-Liste besonders einfach.
Denn dafür braucht es kein digitales Tool. Diese Hürde fällt weg – und du kannst sofort beginnen.

Alles Neue lässt sich schnell und unkompliziert notieren.
Und wenn du merkst, dass die Kopf-Frei-Liste immer länger wird und einige Aufgaben nicht zeitnah bearbeitet werden können, ist das ein gutes Zeichen: Dann ist es an der Zeit, zusätzlich eine Wissensliste zu erstellen, um die regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben zu übertragen.

Wann ist ein Start mit der Wissensliste besser?

Ein Start mit der Wissensliste ist sinnvoll, wenn du bereits viele regelmäßig wiederkehrende Aufgaben hast und das wertvolle Wissen dazu überall verteilt ist – in deinem Kopf, auf Zetteln oder in einzelnen Dateien.

Und auch dann, wenn du bereits viel digital arbeitest oder künftig mehr digital arbeiten möchtest und dir dafür ein klarer Platz für deine digitalen Aufgaben fehlt.

Fazit: Warum ich beide Listen als Kombination empfehle!

Aufgaben sind zuerst immer neu. Und genau deshalb dürfen sie schnell und unkompliziert aus dem Kopf heraus – rein in die Kopf-Frei-Liste. Gleichzeitig gibt es viele Aufgaben, die regelmäßig wiederkehrend sind und besser ihren dauerhaften Platz in der Wissensliste haben.

Beide Listen gehören eng zusammen. Sie enthalten Aufgaben, die im Alltag im Blick behalten und bearbeitet werden dürfen. Viel entspannter und leichter, wenn sie nur an zwei klaren Stellen stehen – einfach und übersichtlich.

Übrigens: Wenn du lieber alles digital verwalten möchtest, kannst du auch die Kopf-Frei-Liste digital nutzen.
Dann ist sie noch enger mit der Wissensliste verbunden und bleibt dennoch klar getrennt – unter anderem durch einen weiteren Unterschied: das Datum.

Mehr dazu erfährst du in meinen Online-Kursen zur Kopf-Frei-Liste und zur Wissensliste.

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Bevor du dich für die zwei einfachen und genialen Listen entscheidest, bekommst du von mir einen Einblick. Die jeweils ersten Kapitel der Kopf-Frei-Liste und der Wissensliste sind bereits freigeschaltet, damit du für dich herausfinden kannst, ob dir die beiden Listen deinen organisatorischen Alltag genauso vereinfachen, wie sie es bei mir und meinen Kund:innen tun.

Starte jetzt mit dem Einblick und erfahre mehr über die Kopf-Frei-Liste und die Wissensliste.

Mir ist wichtig, dass du vorab ein gutes Gefühl dafür bekommst, ob die beiden Listen zu dir passen.